V novembri 2016 sa objavil v Harvard Business Review nenápadný článok o tom ako písať e-maily štýlom podobným armádnemu. Armáda je známa disciplínou, organizáciou a hlavne nedostatkom času na rozhodnutia. Preto sa pár špecialistov na efektívnu komunikáciu zamyslelo ako štandardizovať e-maily tak, aby boli rýchlo a ľahko čitateľné a pritom nestratili nič zo svojej presnosti.
Armádne maily a ich princípy
Predmet e-mailu obsahuje kľúčové slovo, ktoré označuje typ e-mailu:
- ACTION – od prijímateľa sa očakáva splnenie úlohy
- SIGN – vyžaduje sa podpis dokumentu
- INFO – len pre informáciu, nevyžaduje sa akcia
- DECISION – vyžaduje sa rozhodnutie od prijímateľa
- REQUEST – žiadosť o schválenie adresátom
- COORD – vyžaduje sa koordinácia s adresátom
Predmet potom zvyčajne vyzerá nejak takto: “INFO – Nový status” alebo “REQUEST – Dovolenka”, prípadne “ACTION – Týždenný implementačný plán”.
- Pre text mailu potom platí, že v záhlaví sa zhrnie všetko podstatné, tzv. BLUF (Bottom Line Up Front – To najdôležitejšie najskôr). BLUF okamžite odpovedá na otázky – kto, čo, kde, kedy a prečo.
Napríklad: BLUF: Od 29. októbra 2018, všetky AFDD dokumenty boli zničené a nahradené novou dokumentáciou s prílohami.
Takáto veta umožní rýchlo stráviť oznam a rozhodnutie. Prijímateľ správy pritom nemusí nevyhnutne vedieť všetky detaily. To, čo musí vedieť je ako ho tento e-mail ovplyvní. A BLUF na túto otázku vždy musí odpovedať.
- Stručnosť. Vojenské e-maily sú väčšinou krátke a zmestia sa na jednu obrazovku, aby ich nebolo nutné posúvať. Nepoužívajú pasívne vety a podmieňovacie spôsoby. Používa sa aktívny jazyk, podstatné mená viac ako slovesá, aby bolo vždy jasné KTO má ČO urobiť, alebo ČO konkrétne sa STALO. Vo veľkej miere sa tiež používajú odrážky. Vo firme môže taký e-mail vyzerať takto:
Predmet: INFO – Zmena termínu schôdze
Katka,
BLUF – Navrhli sme termín týždenného projektového stretnutia na štvrtok o 14.00, aby sme sa zmestili do plánu nášho finančného riaditeľa
VYSVETLENIE:
* Hľadali sme aj iné termíny, ale toto bol jediný možný. Je dôležité, aby si sa zúčastnila, nakoľko bude potrebné aktualizovať výkaz ziskov a strát.
* Finančný riaditeľ bude vo štvrtok dopoludnia mimo kanceláriu s tímom manažérov.
* Chce si prejsť finančné výkazy ešte pred schôdzkou (link na súbor)
Foto: Pixabay
